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Comment remplir une lettre de voiture
Bien remplir sa lettre de voiture est crucial pour sécuriser vos transports et garantir le paiement de vos prestations. Une erreur ou une omission peut entraîner des litiges avec vos clients ou des sanctions lors d'un contrôle DREAL. Voici les étapes clés pour un document irréprochable.
Les mentions obligatoires à ne pas oublier
Pour être conforme, votre document doit comporter des informations précises. Voici les sections clés à vérifier scrupuleusement avant le départ du camion :
- L'expéditeur : Nom, adresse complète et coordonnées de la société qui envoie la marchandise.
- Le transporteur : Raison sociale, numéro de licence de transport, coordonnées et immatriculation du véhicule utilisé.
- La marchandise : Nature précise des produits, nombre de colis, poids brut, volume et éventuellement la classe ADR pour les matières dangereuses.
- La livraison : Lieu exact de déchargement, date prévue et instructions spécifiques.
FAQ : Les questions clés sur le remplissage
Qui doit signer la lettre de voiture ?
La lettre de voiture doit être signée par l'expéditeur au moment du chargement pour valider l'envoi, puis par le destinataire lors de la livraison. Le chauffeur signe également pour attester de la prise en charge.
Quelles sont les sanctions en cas de lettre de voiture mal remplie ?
Une lettre de voiture incomplète, illisible ou absente peut entraîner une amende de 5ème classe allant jusqu'à 1 500 € et l'immobilisation immédiate du véhicule par la DREAL ou les douanes.
Comment noter des réserves sur une lettre de voiture ?
En cas de problème à la livraison, les réserves doivent être écrites manuellement sur le document. Elles doivent être précises (ex: "3 cartons mouillés", "film palette déchiré"), quantifiées et signées par le réceptionnaire.
La gestion des réserves et de la signature
C’est l’étape la plus critique du contrat de transport. Au moment de la livraison, le destinataire doit impérativement dater et signer le document. Si la marchandise est endommagée, le transfert de responsabilité ne peut être contesté que si des réserves précises et motivées sont inscrites.
Pour simplifier cette gestion administrative sur le terrain et protéger votre entreprise, beaucoup de professionnels choisissent de personnaliser leurs carnets de lettre de voiture. Cela permet d'intégrer vos propres CGV (Conditions Générales de Vente) directement au dos de chaque feuillet, offrant ainsi une sécurité juridique maximale en cas de litige sur la marchandise.
Modèle de lettre de voiture remplie : La clarté avant tout
Un document de transport professionnel doit rester lisible sur tous les feuillets (expéditeur, transporteur, destinataire). L'utilisation d'un papier autocopiant de haute qualité garantit que la signature et les réserves apparaissent nettement sur chaque exemplaire, évitant ainsi les contestations de factures en fin de mois.